Trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh và logistics, kiểm đếm là một công việc không thể thiếu. Vậy kiểm đếm là gì? Bài viết dưới đây của Hải Tàu Logistics sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết về kiểm đếm, các lợi ích mà nó mang lại cũng như quy trình kiểm đếm hàng hóa hiệu quả, giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc và giảm thiểu rủi ro trong quản lý hàng hóa.
1. Kiểm đếm là gì?
Kiểm đếm là gì? Kiểm đếm hàng hóa là hoạt động xác minh số lượng hàng hóa thực tế trước khi chúng được chuyển giao đến địa chỉ tiếp theo. Đây là dịch vụ được cung cấp bởi các công ty mua hàng hoặc nhập khẩu quốc tế.
Người mua, người nhận hàng hoặc đơn vị vận chuyển sẽ ủy thác cho nhà cung cấp dịch vụ kiểm đếm để đảm bảo rằng hàng hóa nhận được đầy đủ và đúng số lượng, đồng thời kiểm tra tình trạng của chúng trước khi nhận. Điều này giúp phòng tránh các rủi ro mất mát và giảm thiểu khả năng phát sinh khiếu nại sau này.
2. Thời điểm cần kiểm đếm hàng hóa
Kiểm đếm hàng hóa thường được thực hiện tại hai thời điểm quan trọng: khi xếp hàng lên hoặc dỡ hàng khỏi phương tiện. Quá trình này bao gồm việc lấy mẫu ngẫu nhiên để xác định các đặc tính của hàng hóa, đảm bảo chúng đúng như mô tả.
2.1. Thời điểm giao hàng
Kiểm đếm được áp dụng cho tất cả các phương tiện và địa điểm. Mục đích chính của kiểm đếm tại thời điểm giao hàng là xác minh số lượng hàng hóa đã được giao cho người mua và người bán tại điểm giao.
Điều này giúp người mua tính toán được số tiền cần thanh toán và cũng là bằng chứng để bên vận chuyển ký biên nhận, xác nhận vận tải đơn.
2.2. Thời điểm nhận hàng
Kiểm đếm tại thời điểm nhận hàng cũng áp dụng cho mọi phương tiện và địa điểm. Mục tiêu của kiểm đếm tại thời điểm này là xác định số lượng hàng hóa thực tế đã được giao đến người mua tại nơi nhận. Đây là cơ sở giúp người mua xác nhận số lượng hàng thực tế nhận được và đưa vào kho.
Đồng thời, kiểm đếm cũng là căn cứ để xử lý khiếu nại và yêu cầu bồi thường nếu có sự thiếu hụt hàng hóa.
>>>> TÌM HIỂU THÊM:
- Tắc biên Trung Quốc là gì? Nguyên nhân và cách khắc phục
- Dịch vụ vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam giá rẻ, uy tín
3. Tại sao nên kiểm đếm hàng hóa khi mua hàng?
Việc kiểm đếm hàng hóa trong quá trình vận chuyển mang lại nhiều lợi ích cho người mua, người bán và các đơn vị vận chuyển trung gian. Dưới đây là một số lợi ích từ dịch vụ kiểm đếm hàng hóa:
3.1. Lợi ích dành cho bên mua
Khi giao dịch các lô hàng lớn hoặc sản phẩm quan trọng, người mua có thể hưởng rất nhiều lợi ích khi sử dụng dịch vụ kiểm đếm hàng hóa của bên vận chuyển:
- Giảm thiểu rủi ro khi hàng hóa bị thiếu, hư hỏng hoặc gặp lỗi từ phía nhà sản xuất.
- Hạn chế chi phí phát sinh, ví dụ như phí vận chuyển cho việc đổi trả hàng do thiếu sót hay hư hỏng.
- Cung cấp chứng cứ hữu ích trong việc giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại về chất lượng hàng hóa.
- Đảm bảo việc tuân thủ quy định của hải quan và Bộ Thương mại khi thực hiện thủ tục nhập khẩu.
3.2. Lợi ích dành cho bên bán
Các đơn vị bán hàng như nhà cung cấp, nhà sản xuất hay công ty xuất khẩu cũng nhận được nhiều lợi ích từ việc sử dụng dịch vụ kiểm đếm hàng hóa:
- Đảm bảo rằng hàng hóa xuất kho đúng số lượng và đạt chất lượng như yêu cầu.
- Giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa.
- Tăng cường uy tín và niềm tin từ khách hàng nhờ vào sự minh bạch trong việc kiểm tra hàng hóa.
- Tránh được các vấn đề về sai sót trong sản xuất và đóng gói, giảm thiểu sự cố khi giao hàng.
- Giảm thiểu tranh chấp và khiếu nại từ khách hàng và đối tác.
3.3. Lợi ích dành cho đơn vị vận chuyển
Các công ty vận chuyển trung gian cũng sẽ thu được nhiều lợi ích từ dịch vụ kiểm đếm hàng hóa:
- Giảm thiểu tình trạng mất mát hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
- Phòng ngừa các sự cố tại các điểm giao nhận hàng, đặc biệt là tại cảng dỡ hàng hoặc nơi nhận hàng cuối cùng.
- Cung cấp chứng cứ trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc khiếu nại về hàng hóa.
- Giúp phân loại hàng hóa theo tình trạng (hàng còn nguyên vẹn hay bị hư hỏng), từ đó dễ dàng vận chuyển và xử lý.
- Kịp thời thông báo cho khách hàng về tình trạng thiếu hụt hàng hóa, giúp ngăn ngừa các tranh chấp về sau.
- Làm bằng chứng xác minh tính hợp lệ của hàng hóa theo các quy định về vận chuyển đường bộ, đường biển và hàng không.
- Xác định rõ trách nhiệm pháp lý của mỗi bên khi xảy ra tranh chấp trong quá trình vận chuyển.
4. Hướng dẫn kiểm đếm hàng chi tiết và hiệu quả
Mỗi phương pháp kiểm đếm hàng hóa đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Việc lựa chọn phương pháp kiểm đếm phù hợp giúp doanh nghiệp bảo đảm sự khớp nhau giữa số lượng hàng mua và hàng tồn kho, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc. Dưới đây là một số phương pháp kiểm đếm phổ biến hiện nay:
4.1. Kiểm đếm bằng trọng lượng
Đây là phương pháp đơn giản và dễ thực hiện, chủ yếu nhằm xác định số lượng hàng hóa có trong kho. Các bước thực hiện gồm:
- Bước 1: Chuẩn bị danh sách hàng hóa cần kiểm đếm, bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, và số lượng kỳ vọng có trong kho.
- Bước 2: Chia kho thành các khu vực nhỏ để kiểm đếm hiệu quả hơn.
- Bước 3: Tiến hành đếm số lượng từng sản phẩm và ghi nhận kết quả, cần kiểm tra cẩn thận để tránh nhầm lẫn.
- Bước 4: So sánh kết quả đếm được với số lượng trong danh sách để xác định sự chính xác.
- Bước 5: Lập báo cáo kiểm đếm và ghi nhận bất kỳ sự chênh lệch nào để tiến hành điều tra nguyên nhân.
Phương pháp này giúp thực hiện kiểm đếm thủ công nhưng cũng có nhược điểm là mất thời gian và dễ mắc sai sót, đặc biệt khi số lượng hàng hóa lớn. Do đó, việc áp dụng công nghệ, như hệ thống mã vạch, có thể hỗ trợ giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
4.2. Kiểm đếm bằng số lượng
Đây là phương pháp xác định số lượng hàng hóa dựa trên trọng lượng thay vì số lượng sản phẩm. Phương pháp này thường được áp dụng cho các mặt hàng có kích thước lớn hoặc không thể đếm bằng tay. Quy trình kiểm đếm sẽ gồm:
- Bước 1: Chuẩn bị danh sách hàng hóa cần kiểm đếm với thông tin về tên, mã sản phẩm, và trọng lượng kỳ vọng trong kho.
- Bước 2: Sử dụng thiết bị đo trọng lượng (như cân điện tử) để xác định trọng lượng từng loại hàng hóa.
- Bước 3: Đo trọng lượng hàng hóa và đảm bảo không có sai lệch do sự dao động của sản phẩm.
- Bước 4: So sánh trọng lượng đo được với trọng lượng dự kiến trong danh sách.
- Bước 5: Lập báo cáo kiểm đếm trọng lượng và so sánh với dữ liệu trong danh sách.
Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót so với phương pháp kiểm đếm thủ công, tuy nhiên yêu cầu cần có thiết bị đo chính xác và được bảo trì định kỳ.
4.3. Kiểm đếm bằng mã vạch
Phương pháp kiểm đếm này sử dụng mã vạch để nhận diện và kiểm đếm số lượng hàng hóa trong kho. Mỗi sản phẩm sẽ được gắn một mã vạch duy nhất, giúp xác định chính xác số lượng hàng hóa. Quy trình thực hiện bao gồm:
- Bước 1: Sử dụng phần mềm quản lý kho để hỗ trợ quét mã vạch.
- Bước 2: In và dán mã vạch lên sản phẩm hoặc bao bì.
- Bước 3: Dùng máy quét mã vạch để quét từng sản phẩm trong kho.
- Bước 4: Kiểm tra kết quả kiểm đếm từ máy quét và so sánh với dữ liệu trong phần mềm quản lý kho. Nếu có sự khác biệt, cần điều tra nguyên nhân.
- Bước 5: Lập báo cáo kiểm đếm dựa trên dữ liệu từ máy quét.
Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong việc kiểm đếm, giảm thiểu sai sót so với các phương pháp thủ công. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng mã vạch được dán chính xác và máy quét có thể đọc được tất cả các mã vạch, đồng thời hệ thống phần mềm cũng phải được duy trì và kiểm tra định kỳ.
Ngoài ba phương pháp trên, còn có các phương pháp kiểm đếm khác như kiểm đếm bằng máy tính hay kiểm đếm theo khu vực. Các phương pháp này có thể được sử dụng tùy vào đặc thù hàng hóa và quy mô kho bãi của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quá trình kiểm đếm và tăng cường hiệu quả công việc.
5. Một số lưu ý để kiểm đếm hàng hóa chính xác, nhanh chóng
Để kiểm đếm hàng hóa chính xác và nhanh chóng, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Chuẩn bị thông tin đầy đủ: Cung cấp danh sách sản phẩm với tên, mã và số lượng dự kiến để đối chiếu khi kiểm đếm.
- Sử dụng công nghệ: Áp dụng mã vạch hoặc phần mềm quản lý kho giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
- Đảm bảo nhân viên được đào tạo: Đảm bảo mọi người hiểu quy trình và thực hiện chính xác.
- Kiểm đếm nhiều giai đoạn: Kiểm đếm khi nhận hàng và trong suốt quá trình lưu kho giúp phát hiện sớm sai lệch.
- Kiểm tra lại kết quả: So sánh số lượng thực tế với số liệu đã ghi để đảm bảo chính xác.
- Lập báo cáo chi tiết: Ghi nhận kết quả kiểm đếm để theo dõi và xử lý khi có sự khác biệt.
Bài viết trên đã giúp bạn hiểu về kiểm đếm là gì cùng những lợi ích mà nó mang lại cho cả người mua và người bán. Việc biết rõ lợi ích của kiểm đếm sẽ giúp đảm bảo chính xác số lượng hàng hóa trong kho, nâng cao hiệu quả quản lý. Hãy liên hệ đến Hải Tàu để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
HẢI TÀU LOGISTICS | KẾT NỐI NHU CẦU – DẪN ĐẦU HIỆU QUẢ
- Địa chỉ:
- Trụ sở chính: Tòa nhà Nam Anh – số 2, ngõ 63 Lê Đức Thọ, p.Mỹ Đình, tp Hà Nội
- Địa chỉ chi nhánh:
- Kho Hà Nội: 66 Nguyễn Tư Giản, Phúc Tân, Hoàn Kiếm, Hà Nội
- Kho Hồ Chí Minh: 66/15 Phan Huy Ích, phường 15, quận Tân Bình, tp HCM
- Hotline: 077 486 1688 – 078 486 1688
- Email: haitau.com.vn@gmail.com
- Website: https://haitau.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/haitau.vn/
>>>> CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
- Bảng giá vận chuyển Trung Việt mới nhất [Cập Nhật 2025]
- Thanh toán COD là gì? Ưu, nhược điểm và lưu ý cho chủ shop
){kind=link}